В Клубное Пространство

Как объять необъятное?

Внедрить систему управления бизнесом…

Клуб – как живой организм – живет и развивается лишь при условии гармоничного развития каждой своей составляющей. В то же время клуб – это бизнес, имеющий много граней, и требующий умелого управления каждой из них:

• Формат клуба
• Персонал
• Бар/Кухня
• Закупки продуктов
• Интерьер/Оборудование
• Маркетинг/Акции
• Бухгалтерия и склад

Единственной оценкой эффективности работы бизнеса является его прибыльность. Мелочей в этом деле, как известно, нет, и снизить прибыльность клуба может провал в любой из граней. А вот «вытащить» заведение какая-то одна грань не сможет. Очень важно поддерживать качество каждой из граней на должном, соответствующем заведению, уровне.

На рынке труда уже есть специалисты, способные оказать квалифицированные услуги в том или ином направлении: подобрать персонал, разработать интерьер, инсталлировать световое и звуковое оборудование, организовать промоушн. Есть опытные и обученные официанты, бармены, менеджеры. Но существует очень мало специалистов, способных управлять всем этим в целом, постоянно поддерживать работу клуба на хорошем уровне и тем более - повышать этот уровень. Успеха в этом достигают те, кто понимает, что управление делится на уровни: «Учет и контроль», «Оперативное управление» и «Стратегия развития».

• «Учет и контроль» - непрерывный, рутинный процесс, требующий высокой дисциплины и организованности сотрудников. Осуществляется непосредственно исполнителями (официанты, бармены, кассиры), закупщиками и менеджерами среднего звена – администраторами. Информация, собранная и первично обработанная на этом уровне предоставляется специалистам, занимающимся оперативным управлением.
• «Оперативное управление» - на основании полученной информации принимаются оперативные решения, направленные на обеспечение стабильной работы клуба. Принимаются решения, например, о стимулировании персонала, о смене поставщика, об эффективности той или иной маркетинговой акции… Человек, занимающийся оперативным управлением, должен быть огражден от рутины и иметь возможность оперировать проверенной и своевременной информацией. Он же контактирует с государственными органами, арендодателями и пр.
• «Стратегия развития» - на этом уровне формулируются цели, ставятся задачи и строится план для  достижения поставленных задач. Например: «К середине следующего года мы должны увеличить оборот на 40%, а издержки снизить на 12%. Для этого нам необходимо сократить менее выгодный источник дохода – бильярд (с 10 до 8 столов) и оптимизировать ценообразование более выгодного источника дохода – бара. Запасы на складе сократить на 7,5%». Такие решения принимаются в результате анализа большого количества хорошо обработанной информации о работе клуба и анализа ситуации на рынке. Эту работу выполняют менеджеры высшего звена управления.

Проблемы, с которыми приходится постоянно бороться, хорошо известны:

• Невозможность или огромная трудоемкость контроля и учета остатков продуктов
• Злоупотребления со стороны персонала
• Отсутствие уверенности в достоверности финансовой отчетности.

Решение этих проблем требует постоянных усилий, занимает львиную долю рабочего времени и мешает директору сосредоточиться на действительно важных вопросах – вопросах уровня «Оперативное управление» и «Стратегия развития».

Содержание дополнительного штата, осуществляющего контроль и учет является неэффективным решением, так как это влечет за собой увеличение постоянных затрат. К тому же, большую роль в этом случае имеет человеческий фактор, который сам по себе не надежен и требует контроля.

В таких случаях на помощь директору приходит информационная система управления ресторанным/клубным бизнесом. Что это такое?

Система: Нечто целое, представляющее собой единство закономерно расположенных и находящихся во взаимной связи частей. (Толковый словарь русского языка)

Это программное обеспечение и специализированное оборудование, увязывающее работу всех служб клуба в единое целое: от учета прихода первого сотрудника на работу до получения полного отчета по всей работе клуба за день, месяц, год…

К выбору системы управления для вашего клуба необходимо подходить очень серьезно – ведь цена вопроса очень высока. И не только потому, что сама система стоит от 5 до 25 тысяч долларов, но и потому, что в вашем клубе она будет выполнять ту же роль, которую выполняет нервная система в организме человека. Система управления должна работать на всех уровнях управления, и не ограничиваться лишь одним.

Для начала надо понять, чем не является система управления ресторанным бизнесом:

• Это не просто кассовая программа. Система, распечатывает счета и пробивает фискальные чеки, сохраняя информацию о продажах. Она выполняет лишь роль большого калькулятора. Но это не главное.
• Это не способ следить за персоналом. Знать все действия официантов и барменов – это полезно. Но это не главное.
• Это не способ сделать работу персонала удобной. Официантам не надо писать заказы на кухню и в бар, и писать счета вручную. Но это не главное.

Система должна решать и эти задачи, но ее назначение значительно шире. Система управления ресторанным бизнесом должна надежно работать на уровне «Учет и контроль», оперативно предоставлять полную и достоверную информацию менеджерам, работающим на уровне «Оперативное управление» и давать возможность гибко и полно производить анализ деятельности клуба на уровне «Стратегическое развитие». Задача системы управления – удовлетворять потребности всех уровней и в итоге давать полную и ясную картину деятельности клуба. Очень важно, чтобы система могла централизованно управлять всеми точками дохода клуба: барами, кухнями, бильярдом, игровыми аппаратами, боулингом пр. Только в этом случае можно получить полную картину работы всего клуба в целом.

Внедренная в клубе система управления начинает работать на клуб с первого дня своей работы:

• Помогает четко очертить круг обязанностей и ответственности каждого сотрудника
• Делает невозможным злоупотребления со стороны нечистых на руку сотрудников
• Сводит рутинный труд по учету выручки и состояния складов на нет
• Предоставляет все необходимые данные для принятия обоснованных управленческих решений - вовремя и в удобной форме
• Предоставляет механизм многокритериального анализа работы всего клуба в целом

Таким образом, система, кроме того, что экономит деньги, которые могли уйти «мимо кассы» и значительно экономит ежемесячный фонд заработной платы, высвобождает время людей, которые должны принимать решения и работать над развитием клуба. По важности вложения в систему управления можно оценить не как затраты на оборудование, а как инвестиции в свой собственный бизнес – деньги, вложенные в развитие. Отдача от таких инвестиций в первую очередь, конечно, финансовая, а во вторую – качественная: высвобожденные финансы и время можно направить на перевод клуба, на новый качественный и организационный уровень.

Руденко Максим

Заместитель генерального директора

ООО «Компания РСТъ»

(095) 101-4838

www.pct.ru